Que changera Copilot dans Word, Excel, PowerPoint et Teams?

Microsoft 365 Copilot est un assistant que Microsoft intègre aux applications Office que des millions de personnes utilisent au travail. Vous tapez une demande en langage courant, et Copilot répond en combinant un grand modèle de langage, dont GPT-4 d’OpenAI, avec vos propres données de travail : documents, courriels, calendrier, conversations et réunions. Microsoft appelle cet ensemble de données de travail le Microsoft Graph.

Personne en dehors d’un petit groupe ne peut encore l’utiliser. Microsoft a annoncé Copilot le 16 mars et l’a testé avec 20 grandes entreprises, dont Chevron, General Motors et Dow. Le 9 mai, elle a ouvert un programme d’accès anticipé (Early Access Program), une préversion payante sur invitation seulement, pour une première vague de 600 clients dans le monde. Il n’y a toujours ni prix public ni date pour tout le monde. C’est donc un bon moment pour comprendre ce qui s’en vient, avant que l’outil n’arrive sur votre écran.

Ce que chaque application devrait faire

Les annonces de Microsoft et les premiers articles de presse décrivent un volet latéral dans chaque application, où vous clavardez avec Copilot. Voici la version courte, application par application.

Outlook reçoit le même traitement : des résumés de longs fils de courriels, des ébauches de réponses que vous pouvez rendre plus courtes ou plus formelles et, comme annoncé en mai, des conseils sur la clarté et le ton. Microsoft a aussi montré Business Chat, qui répond à des questions en puisant à la fois dans votre calendrier, vos courriels, vos conversations, vos documents et vos contacts, et a présenté en mai Copilot dans Whiteboard, pour recueillir et regrouper des idées pendant une réunion Teams.

Comment il fonctionne avec vos fichiers

L’idée clé est l’ancrage : avant que le modèle réponde, Copilot cherche des éléments pertinents dans vos données de travail et les ajoute à la demande. Selon la description de The Verge, le prompt passe par le Graph pour obtenir du contexte, est retravaillé, envoyé à GPT-4, et la réponse est vérifiée de nouveau avant d’arriver dans l’application.

Deux promesses de Microsoft comptent pour quiconque est responsable des données d’une entreprise. D’abord, les modèles derrière Copilot ne sont pas entraînés sur les données ni sur les prompts des clients. Ensuite, Copilot ne vous montre que du contenu que vous avez déjà la permission d’ouvrir. Ce second point est rassurant, et c’est aussi un avertissement, comme l’explique la section suivante.

Microsoft admet aussi franchement que Copilot se trompera parfois. Son billet de mars dit que vous gardez le contrôle et décidez de ce que vous conservez, modifiez ou rejetez. En mai, l’entreprise a ajouté que le système signale ses limites, donne des liens vers ses sources et encourage les gens à réviser et à vérifier les faits.

Un exemple concret : une même demande, écrite de deux façons

Imaginez que vous dirigez une petite équipe et que vous voulez un premier jet de la mise à jour trimestrielle. Comparez une demande vague et une demande claire.

Rédige la mise à jour trimestrielle.

Rédige une mise à jour trimestrielle d’une page pour l’équipe de direction à partir du fichier « État des projets T2 » et des notes de la réunion de planification du 14 juin. Utilise trois intertitres : ce que nous avons terminé, ce qui a pris du retard et pourquoi, ce dont nous avons besoin. Garde un ton neutre et factuel, et signale tout chiffre que tu n’as pas trouvé dans les fichiers.

La deuxième version nomme les sources, le public, la longueur, la structure et le ton, et elle demande à l’assistant d’avouer ce qui manque. Ces habitudes fonctionnent aujourd’hui dans ChatGPT et dans Bing Chat, et elles devraient se transposer directement à Copilot.

Comment devriez-vous vous préparer?

Commencez par vos fichiers. Copilot ne peut ancrer ses réponses que dans ce qu’il trouve; un dossier rempli de copies « final_v3_VRAI », de listes de prix périmées et d’ébauches sans nom lui fournira du mauvais matériel. Archivez les anciennes versions, donnez des noms clairs aux documents importants et gardez une seule copie à jour de tout ce sur quoi les gens comptent. Microsoft dit que son nouveau Semantic Index for Copilot, en cours de déploiement chez les clients de Microsoft 365 E3 et E5, cartographie les liens entre les informations de votre entreprise; des fichiers propres et bien nommés ne peuvent que l’aider.

Vérifiez ensuite les autorisations. Comme Copilot montre tout ce que vous avez le droit d’ouvrir, une feuille de calcul des salaires partagée il y a des années avec « tout le monde dans l’entreprise » devient facile à faire ressortir avec une simple question. Demandez à votre équipe informatique, ou faites-le vous-même dans une petite entreprise, de repérer les fichiers et les sites partagés trop largement et de resserrer leur accès avant l’arrivée de Copilot.

Travaillez enfin sur les habitudes. Les comptes rendus de Teams dépendent de la transcription des réunions; entendez-vous donc en équipe sur les moments où la transcription est appropriée, et informez-en les participants. Exercez-vous à rédiger des demandes précises dans les outils que vous pouvez utiliser dès maintenant. Enfin, fixez une règle simple pour tout le monde : Copilot rédige, les personnes décident. Chaque chiffre, chaque nom et chaque engagement est vérifié par une personne avant de sortir de l’entreprise.