Comment ChatGPT peut-il améliorer votre façon de travailler?

La plupart du travail de bureau n’est pas une grosse tâche, mais des dizaines de petites : répondre aux mêmes genres de courriels, transformer des notes en résumés, remettre en forme le même rapport chaque vendredi. C’est exactement là qu’un assistant conversationnel aide, parce qu’il produit vite une première version d’un texte et que vous jugez vite si cette version est juste.

Des données préliminaires indiquent que les gains sont réels pour ce type de travail. Dans une expérience menée par Shakked Noy et Whitney Zhang, chercheurs au MIT, et publiée en mars sous forme de document de travail, 444 professionnels ont accompli des tâches de rédaction réalistes, comme des communiqués de presse, de courts rapports et des courriels délicats. Ceux qui avaient le droit d’utiliser ChatGPT ont terminé en environ 37 % moins de temps, et les évaluateurs ont en moyenne mieux noté leur travail. L’étude n’a pas encore été évaluée par les pairs et portait sur de courtes tâches ponctuelles; voyez donc ces chiffres comme un signe de ce qui est possible plutôt que comme une promesse.

Pourquoi votre façon de travailler, et pas seulement vos prompts

Le Work Trend Index 2023 de Microsoft, un sondage auprès de 31 000 travailleurs, a révélé que 68 % disent manquer de temps de concentration sans interruption et que 62 % passent trop de temps dans leur journée à chercher de l’information. Son analyse de l’utilisation de Microsoft 365 montre que les réunions, les courriels et le clavardage occupent 57 % du temps d’un employé typique dans ces applications. Un outil qui allège les petits morceaux répétitifs de cette charge redonne du temps pour le travail qui demande de la réflexion.

Mais utiliser ChatGPT au hasard, une question ici et là, change rarement grand-chose. Les gains les plus importants viennent du fait de décider d’avance quelles tâches lui confier, de rédiger un prompt réutilisable pour chacune et d’intégrer une vérification rapide à la routine.

L’inventaire d’une semaine, exemple à l’appui

Voici l’inventaire d’une coordonnatrice marketing fictive. Chaque tâche est notée de 1 à 5 pour sa répétitivité (à quelle fréquence elle revient sous une forme semblable) et son risque (le tort que causerait une erreur). Les tâches, les durées et les notes sont données à titre d’illustration.

Les trois premières lignes totalisent 8,5 heures de travail très répétitif et peu risqué. Même si ChatGPT ne réduisait ce temps que d’un tiers, la coordonnatrice regagnerait près de trois heures par semaine, tandis que les éléments risqués resteraient sous étroite surveillance.

Trois prompts pour commencer

Ils suivent une structure simple : donner à ChatGPT un rôle, le contexte dont il a besoin, la tâche et le format de sortie, puis peaufiner le résultat dans des messages de suivi.

1. Réponses courantes

Tu es un rédacteur sympathique au service à la clientèle d’une petite boutique d’équipement de plein air. Nos politiques : retours gratuits dans les 30 jours avec reçu; la livraison prend de 3 à 5 jours ouvrables; nous ne livrons pas à l’extérieur du Canada.
Rédige une réponse au courriel du client ci-dessous. Reste sous les 120 mots, avec un ton chaleureux et clair. Si le courriel pose une question que nos politiques ne couvrent pas, écris [À VÉRIFIER] au lieu de deviner.
Courriel : """[colle le courriel]"""

2. Réutiliser du contenu

Tu es responsable des réseaux sociaux. À partir de l’article de blogue ci-dessous, rédige trois publications LinkedIn de 60 à 90 mots chacune, chacune construite autour d’un point clé différent, sans mots-clics ni points d’exclamation. N’utilise que les faits mentionnés dans l’article.
Article : """[colle l’article de blogue]"""

3. Résumés de réunion

Résume ces notes de réunion pour les membres de l’équipe qui ont manqué la réunion. Utilise trois intertitres : Décisions, Suivis (avec responsable et échéance), Questions en suspens. S’il manque un responsable ou une date, écris « non précisé ». N’ajoute rien qui ne figure pas dans les notes.
Notes : """[colle les notes]"""

Chaque prompt contient un garde-fou contre le contenu inventé : un marqueur [À VÉRIFIER], « n’utilise que les faits mentionnés » ou « non précisé ». ChatGPT peut faire des erreurs et inventer des détails; ces lignes rendent donc les trous visibles au lieu de les combler en silence. Les politiques de la boutique dans le premier prompt sont des exemples; remplacez-les par les vôtres.

Quelles tâches répétitives devriez-vous confier en premier?

Commencez là où trois conditions se rencontrent : la tâche revient souvent, une erreur coûte peu, et vous pouvez vérifier le résultat en moins de temps qu’il n’en faudrait pour l’écrire. Les réponses courantes, les résumés de réunion, la remise en forme, les premiers jets de communications internes et la transformation de longs textes en versions courtes répondent généralement à ces critères.

Gardez pour plus tard, ou pour vous, les tâches où les erreurs coûtent cher ou sont difficiles à repérer : tout ce qui contient des chiffres destinés à des clients ou à des organismes de réglementation, les formulations juridiques ou médicales, les décisions concernant le personnel et les messages qui portent le nom de votre organisation dans une situation délicate. ChatGPT peut quand même aider avec des plans ou des remue-méninges, mais le texte final exige une révision humaine attentive.

Faites aussi attention à ce que vous collez. Ne mettez pas de données confidentielles sur vos clients ou vos employés dans ChatGPT sans l’approbation de votre employeur, et retirez les noms quand une tâche n’en a pas besoin. Tenez ensuite un journal simple de chaque tâche confiée, de son prompt et de ce que vous avez dû corriger. Après quelques semaines, le journal montre sur quelles tâches vous pouvez compter et quels prompts doivent être retravaillés.