Comment utiliser Gemini dans Gmail et Google Docs?

Le 21 février, Google a renommé Duet AI for Google Workspace en Gemini for Google Workspace et a élargi l’accès à ces outils. L’assistant de rédaction intégré à Gmail et à Docs est maintenant offert de trois façons : avec le forfait Google One AI Premium pour les comptes Google personnels (19,99 $ US par mois, ce qui comprend aussi Gemini Advanced et 2 To de stockage), avec le nouveau forfait Gemini Business pour les organisations (à partir de 20 $ US par utilisateur par mois avec un engagement annuel) et avec Gemini Enterprise (30 $ US par utilisateur par mois avec un engagement annuel).

Les fonctions se ressemblent beaucoup d’un forfait à l’autre. Les principales différences tiennent à la quantité d’utilisation permise et, comme l’explique la fin de cet article, à ce qui arrive à vos données.

Ce que vous obtenez

Google présente Help me write (l’aide à la rédaction) dans Gmail et Docs comme une fonction de base de tous les forfaits, avec le remplissage intelligent dans Sheets et la génération d’images dans Slides. Dans les exemples de Google, Gemini aide à rédiger une invitation à un souper-partage dans Gmail, un itinéraire de voyage dans Docs, un budget familial dans Sheets et un tableau de visualisation dans Slides. Pour les comptes personnels, les fonctions sont déployées en anglais dans plus de 150 pays.

Les clients Business et Enterprise obtiennent aussi un clavardage Gemini autonome, à gemini.google.com, qui fonctionne avec 1.0 Ultra, le plus grand modèle de Google, et qui offre des protections supplémentaires pour les données. Enterprise ajoute des sous-titres traduits dans Google Meet et, selon Google, bientôt la prise de notes de réunion.

Exemple concret 1 : rédiger un courriel dans Gmail

Disons que vous tenez un petit cabinet de tenue de livres et que vous devez annoncer à vos clients vos nouvelles heures d’ouverture.

1. Dans Gmail, commencez un nouveau message et ajoutez les destinataires.
2. Cherchez l’option Help me write dans la fenêtre de rédaction. Son apparence exacte peut changer au fil des mises à jour de Google.
3. Tapez votre consigne. Soyez précis sur le public, les faits et le ton :

Courriel à mes clients pour annoncer de nouvelles heures d’ouverture à partir du 2 avril :
du lundi au jeudi de 9 h à 17 h, le vendredi de 9 h à midi, fermé la fin de semaine.
Les rendez-vous de la période des impôts peuvent toujours être pris en ligne.
Ton chaleureux et professionnel, moins de 120 mots. Signe Marie.

1. Lisez le brouillon. S’il faut le modifier, demandez-le en mots simples, par exemple « plus court » ou « mentionne que le stationnement est gratuit ».
2. Insérez le brouillon, puis corrigez-le à la main. Vérifiez chaque date et chaque heure avec vos propres notes avant d’envoyer, car Gemini peut écrire un détail faux avec autant d’assurance qu’un détail exact.

Exemple concret 2 : résumer un document dans Docs

Dans Docs, Help me write est conçu pour rédiger, mais vous pouvez aussi lui demander de travailler à partir d’un texte qui se trouve déjà dans votre document.

1. Ouvrez le document et sélectionnez la section à résumer, ou copiez le passage clé.
2. Ouvrez Help me write dans Docs.
3. Donnez une consigne précise :

Résume le texte sélectionné en cinq puces pour un membre du conseil d’administration
qui dispose de deux minutes. Garde tous les montants et toutes les dates exactement tels qu’ils sont écrits.
Ajoute à la fin une ligne qui énumère toute décision que le texte demande de prendre.

1. Comparez le résumé avec l’original. Cherchez les chiffres oubliés, les idées fusionnées et tout ce qui ne figurait pas du tout dans le texte.
2. Gardez la version qui vous inspire confiance et supprimez le reste.

Si vous ne voyez pas ces options, votre compte n’a peut-être pas de forfait Gemini, ou un administrateur a peut-être désactivé ces fonctions pour votre organisation.

Qu’advient-il de vos documents?

Cela dépend de la version que vous utilisez; commencez donc par le vérifier. Pour l’utilisation payante de Workspace et de Google One AI Premium, Google s’engage à ce que le contenu de votre compte Workspace, personnel ou professionnel, ne serve pas à entraîner ou à perfectionner les modèles d’IA de ses produits hors de Workspace, sauf si vous en donnez la permission. Pour le clavardage professionnel à gemini.google.com, Google ajoute que les conversations ne servent pas à la publicité, ne sont pas examinées par des humains, ne servent pas à améliorer ses modèles et ne sont pas communiquées à d’autres utilisateurs ou organisations.

Workspace Labs, le programme de testeurs de confiance de Google qui a permis à beaucoup de gens d’essayer ces fonctions en primeur, fonctionne autrement. Ses pages d’aide indiquent que Google utilise les données de Labs pour améliorer ses produits et ses technologies d’apprentissage automatique, que des réviseurs humains peuvent les lire et les annoter, et que les testeurs ne devraient pas mettre de renseignements personnels, confidentiels ou sensibles dans leurs prompts. Quitter Labs est la seule façon de désactiver ses fonctions, et vous ne pouvez pas vous y réinscrire. Si vous vous êtes inscrit à Labs, vérifiez si vous l’utilisez encore avant d’y coller des dossiers de clients.

Deux règles pratiques valent quel que soit votre forfait. Considérez tout ce que vous tapez dans un prompt comme de l’information que vous confiez à un service, et respectez les règles de votre employeur ou de vos clients sur l’endroit où leurs données peuvent aller. Et rappelez-vous qu’un brouillon de Gemini devient le vôtre dès que vous l’envoyez : Google lui-même conseille aux utilisateurs de Labs de ne pas se fier à ces suggestions pour des conseils médicaux, juridiques ou financiers; vérifier les faits reste donc votre travail.