Comment mettre en place des routines d’IA pour la vie de tous les jours?

Une routine est une demande que vous taperiez sinon encore et encore, confiée à un assistant avec une heure en prime. Au lieu d’ouvrir une conversation chaque matin pour demander ce qu’il y a à votre agenda, vous écrivez cette demande une fois, et l’assistant prépare la réponse avant votre réveil. Les deux grands assistants grand public l’offrent maintenant : Gemini parle d’actions planifiées (scheduled actions), et ChatGPT de tâches planifiées (scheduled tasks).

La mise en place prend quelques minutes. Ce qui rend une routine utile sur des semaines, c’est le prompt lui-même. Un prompt de conversation ordinaire peut s’appuyer sur la conversation qui l’entoure; un prompt planifié s’exécute seul, et il doit donc porter toutes ses propres consignes, y compris ce qu’il faut laisser de côté.

Où se trouvent les routines

Deux détails comptent en pratique. Google précise que Gemini prépare les résultats avant l’heure de livraison, si bien que des chiffres qui bougent vite, comme le cours des actions, peuvent déjà être dépassés; l’entreprise recommande les routines pour les résumés quotidiens et les bilans. Du côté de ChatGPT, OpenAI distingue une tâche autonome, qui ouvre une nouvelle conversation à chaque exécution, d’une tâche planifiée à l’intérieur d’une conversation existante, qui revient dans cette conversation et son historique. Pour un résumé matinal, un nouveau départ chaque jour est habituellement ce qu’il vous faut.

Routine 1 : un résumé matinal

Un bon résumé répond à une seule question : qu’est-ce que je dois savoir avant de commencer ma journée? Voici un prompt écrit pour s’exécuter sans surveillance. Il suppose que votre agenda est connecté à l’assistant; dans Gemini, une routine qui utilise une autre application exige d’abord que cette application soit connectée.

Chaque jour de semaine à 6 h 45, prépare mon résumé du matin.

1. Mon agenda d’aujourd’hui : énumère chaque événement avec son heure et son lieu. Signale tout chevauchement ou tout écart de moins de 15 minutes entre des événements à des endroits différents.
2. La météo pour Montebello, au Québec : maximum, minimum, et si j’ai besoin d’un parapluie ou de bottes.
3. Une nouvelle sur la région de l’Outaouais, avec sa source.

Règles :
- Moins de 150 mots.
- S’il n’y a aucun événement aujourd’hui, dis-le en une ligne. N’en invente pas.
- N’inclus pas le cours des actions ni rien qui change à la minute.
- N’envoie, n’accepte et ne modifie rien. C’est en lecture seule.

Remarquez ce que fait le prompt. Il précise l’heure et les jours, fixe un ordre, plafonne la longueur et dit quoi faire quand il n’y a rien à signaler. Cette dernière consigne compte : une routine sans règle pour les journées vides a tendance à combler l’espace avec du remplissage. La dernière ligne limite le travail à la lecture et au résumé.

La documentation d’OpenAI fait la même recommandation : testez le prompt à la main, puis lisez attentivement les premières exécutions planifiées et ajustez la formulation, les outils ou l’horaire.

Routine 2 : un bilan hebdomadaire

La deuxième routine regarde en arrière plutôt qu’en avant. Elle fonctionne mieux le vendredi après-midi, quand vous avez encore le temps d’agir.

Chaque vendredi à 15 h 30, aide-moi à faire le bilan de ma semaine.

Consulte l’agenda de cette semaine et les notes de mon document « Hebdo ».
- Qu’est-ce que j’ai terminé? (Trois lignes au maximum.)
- Qu’est-ce que j’ai dit que je ferais, mais que je n’ai pas fait? Énumère chaque élément avec la date où je l’ai mentionné.
- Les trois journées les plus chargées de la semaine prochaine, et une chose que je pourrais préparer aujourd’hui pour les alléger.

Si tu ne peux pas ouvrir le document, dis-le-moi au lieu de deviner.
Termine par une question à laquelle je devrais répondre avant lundi.

La partie utile, ici, est la deuxième puce. Un bilan qui ne fait que la liste de ce qui a bien été est agréable et ne change rien. Demander les engagements qui ont glissé, avec leurs dates, vous donne quelque chose à décider.

Fixer des limites

Les routines s’exécutent quand vous ne regardez pas : gardez donc leur portée petite.

• Lire, pas agir. Demandez des résumés et des brouillons. Gardez pour vous l’envoi, l’achat, la suppression et l’acceptation d’invitations.
• Connectez seulement ce dont la routine a besoin. Un résumé météo et agenda n’a aucune raison de voir vos courriels.
• Restreignez l’accès sur l’ordinateur. OpenAI prévient qu’une tâche planifiée qui s’exécute avec un accès complet à votre ordinateur comporte plus de risques, et suggère de ne lui donner que l’accès qu’exige le travail.
• Attendez-vous à un élément périmé ou faux de temps en temps. Traitez ce que produit une routine comme un point de départ, surtout pour ce qui touche l’argent, la santé ou les échéances.

Quelles routines valent la peine d’être gardées?

Gardez une routine quand vous agissez en fonction d’elle. Après deux semaines, faites le point : si vous avez changé un plan, apporté un parapluie ou tenu une promesse grâce à elle, elle mérite sa place. Si vous balayez surtout la notification, supprimez-la ou rendez-la moins fréquente; un résumé hebdomadaire que vous lisez vaut mieux qu’un résumé quotidien que vous ignorez.

Gardez les routines qui couvrent de l’information que vous iriez sinon chercher à la main à plusieurs endroits. Un résumé qui rassemble votre agenda, la météo et une manchette locale fait gagner du vrai temps. Une routine qui répète ce qu’une seule application vous montre déjà, non.

Abandonnez les routines qui exigent des corrections constantes. Si vous corrigez sans cesse la même erreur, réécrivez le prompt une fois avec une règle précise. S’il dérive encore, le travail est probablement trop vague pour s’exécuter sans surveillance. Enfin, tenez compte du plafond : avec la limite de 10 actions actives de Gemini, quelques bonnes routines valent plus qu’une longue liste de routines à moitié utiles. Les deux services vous permettent de mettre une routine en pause au lieu de la supprimer, ce qui est pratique pendant les vacances.