Quels prompts avancés aident en RH, en finances, en ventes et en gestion de projet?

Un prompt de base demande une chose : « Écris des questions d’entrevue. » Un prompt avancé décrit une situation de travail. ChatGPT : Le Guide Pour Débutant construit ses scénarios avancés ainsi : un rôle, le contexte, le problème avec une première réponse générique, puis une demande raffinée qui le corrige. Les prompts ci-dessous suivent ce modèle et ajoutent deux éléments qui comptent au travail : des espaces à remplir entre crochets, pour qu’un même prompt serve à de nombreuses tâches, et des limites qui empêchent ChatGPT d’inventer ce qu’il ne sait pas.

Chaque prompt comporte les mêmes cinq parties :

RH : un guide d’entrevue structurée

Les questions d’entrevue génériques sont faciles à trouver. Ce qui fait gagner du temps, c’est un guide construit autour du poste réel, avec une façon d’évaluer les réponses équitablement.

Tu es un gestionnaire des ressources humaines expérimenté qui conçoit des entrevues structurées.
Contexte : nous embauchons un [TITRE DU POSTE] chez [TYPE ET TAILLE DE L’ENTREPRISE]. Les trois
compétences essentielles sont [COMPÉTENCE 1], [COMPÉTENCE 2] et [COMPÉTENCE 3]. Nos valeurs sont [VALEURS].
Livrable : un guide d’entrevue avec deux questions comportementales par compétence
(« Parlez-moi d’une fois où… »), et pour chaque question, ce que contient une réponse solide.
Limites : aucune question sur l’âge, la famille, la santé, la religion ou d’autres sujets personnels.
Format : un tableau avec les colonnes Compétence, Question, Signes d’une réponse solide, Note de 1 à 5.

Finances : expliquer un écart budgétaire

Un écart est la différence entre ce qui était prévu au budget et ce qui a réellement été dépensé ou gagné. Rédiger le commentaire d’un rapport mensuel est un bon travail pour ChatGPT, à condition qu’il travaille seulement à partir de vos chiffres.

Tu es un analyste financier qui prépare un rapport de gestion mensuel.
Contexte : voici notre budget par rapport au réel pour [MOIS], par service, sans les noms :
[COLLER LE TABLEAU]
Livrable : (1) les trois plus grands écarts, en dollars et en pourcentage; (2) des explications
possibles pour chacun, présentées comme des hypothèses à confirmer; (3) une question à poser à chaque
directeur de service; (4) un résumé pour la direction.
Limites : utilise seulement les chiffres du tableau. S’il manque un chiffre dont tu as besoin, dis-le.
Format : des sections numérotées; le résumé en moins de 100 mots.

Vérifiez chaque calcul dans votre tableur. ChatGPT peut se tromper en arithmétique, et les « explications possibles » sont des hypothèses, pas des constats.

Ventes : préparer un appel de découverte

Un appel de découverte est la première vraie conversation avec un client potentiel, où vous apprenez ses besoins avant de présenter votre offre.

Tu es un coach principal en ventes interentreprises (B2B).
Contexte : je vends [PRODUIT] à [TYPE DE CLIENTS] dans [RÉGION]. Notre principal atout est [ATOUT].
J’ai un premier appel avec [RÔLE DU CLIENT POTENTIEL] dans une entreprise de [TAILLE] la semaine prochaine.
Livrable : huit questions de découverte ouvertes, les trois objections que je risque le plus
d’entendre avec une courte réponse honnête à chacune, et un courriel de suivi que je peux envoyer après l’appel.
Limites : aucune affirmation sur les concurrents; aucune promesse sur les prix ou les dates de livraison.
Format : trois sections avec intertitres; le courriel en moins de 120 mots, sur un ton amical et direct.

Gestion de projet : un registre des risques

Un registre des risques est une liste de ce qui pourrait mal tourner dans un projet, de la probabilité et de la gravité de chaque risque, et de ce que vous ferez à ce sujet.

Tu es un gestionnaire de projet certifié.
Contexte : nous menons [PROJET] avec une équipe de [NOMBRE] personnes et une échéance le [DATE].
Jalons clés : [LISTE]. Contraintes connues : [BUDGET, PERSONNEL, FOURNISSEURS].
Livrable : un registre des risques avec les dix risques les plus pertinents, puis une mise à jour
de trois lignes pour le parrain du projet.
Limites : attribue les responsables par rôle, pas par nom. Signale tout risque qui dépend d’information
que je ne t’ai pas donnée.
Format : un tableau avec les colonnes Risque, Probabilité (F/M/É), Impact (F/M/É), Atténuation, Rôle responsable.

Avant de coller : les données des employés et des clients

Les prompts de travail donnent envie de coller de vrais dossiers. Ne le faites pas, à moins que votre entreprise ait approuvé un outil pour cela. Laissez de côté les noms, les salaires, les notes d’évaluation, les renseignements de santé et les détails sur les clients; utilisez plutôt des rôles, des fourchettes et des espaces à remplir.

Connaissez aussi vos réglages. Depuis avril, ChatGPT vous permet de désactiver l’historique des conversations : ces conversations ne servent pas à entraîner les modèles d’OpenAI et sont supprimées après 30 jours, même si elles peuvent être examinées pour détecter des abus d’ici là. ChatGPT Enterprise, lancé en août, ne s’entraîne pas du tout sur les données des entreprises et ajoute des contrôles pour l’entreprise, comme l’authentification unique. Aucun de ces réglages ne remplace la politique de votre propre employeur sur l’information confidentielle.

Comment les adapter à votre entreprise?

Commencez par rédiger un bloc de contexte : un court paragraphe sur votre organisation que vous collez au-dessus de n’importe quel prompt. Indiquez ce que fait l’entreprise, sa taille et sa région, le ton qu’elle emploie avec ses clients, les termes clés utilisés à l’interne et toute règle qui s’applique toujours, comme « français du Canada » ou « ne jamais citer de prix ». Le conseil du livre, donner du contexte sur votre rôle, votre secteur et votre tâche, c’est exactement cela, écrit une fois et réutilisé.

Ensuite, remplacez les crochets génériques par vos vraies catégories. Si votre entreprise note les entrevues sur une échelle de 1 à 4, ou classe les risques en rouge, jaune et vert, inscrivez-le dans la ligne du format. ChatGPT tend à suivre plus fidèlement un format que vous montrez qu’un format que vous ne faites que décrire.

Puis testez avant de vous fier. Faites tourner chaque prompt sur deux ou trois cas passés dont vous connaissez la bonne réponse, et ajustez les limites partout où il s’est trompé. Gardez les versions qui fonctionnent dans un document partagé pour que vos collègues utilisent les mêmes prompts, et mettez-les à jour quand vos processus changent. Une bibliothèque de prompts qui reflète la façon dont votre équipe travaille vraiment vaut plus que n’importe quelle liste de prompts astucieux trouvée en ligne.