Comment fonctionnent les outils d’IA de prise de notes en réunion?

En un an, les résumés de réunion par IA sont passés de nouveauté à fonction courante. Zoom inclut son AI Companion sans frais supplémentaires pour les comptes payants, et après une réunion, l’hôte peut recevoir un résumé automatique à transmettre aux participants et à quiconque a manqué la rencontre. Teams Premium de Microsoft offre le « récapitulatif intelligent » (intelligent recap), avec des notes générées par l’IA, des tâches suggérées et des faits saillants personnalisés. Des services autonomes comme Otter offrent le même genre d’aide, indépendamment de la plateforme de réunion.

Ces outils sont vraiment utiles, surtout pour les personnes qui ne peuvent pas assister à la réunion ou qui préfèrent écouter plutôt que taper. Mais ils fonctionnent d’une façon particulière, et la comprendre vous aide à repérer leurs erreurs.

De la voix au résumé en trois étapes

Presque tous les outils de prise de notes suivent la même chaîne de traitement.

1. Captation. L’outil enregistre l’audio de la réunion, soit directement dans la plateforme de réunion, soit au moyen d’un robot qui se joint à l’appel comme participant.
2. Transcription. Un logiciel de reconnaissance vocale transforme l’audio en texte, en indiquant habituellement qui a parlé et quand. Microsoft, par exemple, se sert de la transcription pour diviser un enregistrement Teams en chapitres et pour afficher une ligne du temps des interventions de chaque personne.
3. Résumé. Un grand modèle de langage, le même genre d’IA que celle derrière ChatGPT, lit la transcription et en rédige une version condensée : sujets principaux, décisions et tâches à faire. Microsoft indique que Teams Premium utilise les modèles GPT d’OpenAI pour cette étape.

Chaque étape peut introduire des erreurs. Les micros captent mal les personnes qui parlent doucement. La transcription trébuche sur les noms, les accents, le jargon et les gens qui parlent en même temps. Et le modèle de langage peut donner à une remarque en passant le poids d’une décision, fusionner les points de vue de deux personnes ou attribuer une tâche à la mauvaise personne, parce qu’il ne voit que des mots, pas le ton ni l’ambiance de la salle.

Une vérification de cinq minutes avant de partager

Considérez le résumé de l’IA comme un premier jet rédigé par un nouvel adjoint. Cette routine attrape la plupart des problèmes :

Si votre outil vous permet de poser des questions sur la réunion, servez-vous de la transcription pour vérifier : demandez « Qui a accepté d’envoyer la soumission révisée, et qu’a-t-il dit exactement? » et lisez le passage original qu’il vous indique. L’AI Companion de Zoom, par exemple, permet aux participants de demander dans un panneau latéral ce qu’ils ont manqué pendant la réunion, si l’hôte active cette fonction.

Qui contrôle les données

Posez trois questions sur tout outil de prise de notes avant de vous y fier. Qui peut l’activer? L’AI Companion de Zoom est désactivé par défaut, et ce sont les propriétaires de compte et les administrateurs qui décident de l’activer. Où vont les enregistrements et les transcriptions, et pour combien de temps? Et le contenu des réunions sert-il à entraîner des modèles d’IA? Zoom affirme ne pas utiliser l’audio, la vidéo, le clavardage ou tout autre contenu semblable de ses clients pour entraîner ses propres modèles ou ceux de tiers. Pour les autres outils, lisez la politique de confidentialité du fournisseur et les paramètres de votre organisation plutôt que de tenir quoi que ce soit pour acquis.

Quel consentement faut-il obtenir avant d’enregistrer?

Les règles dépendent de l’endroit où vous et les autres participants vous trouvez, et ceci est de l’information générale, pas un avis juridique. La pratique prudente, partout, est simple : annoncez à tout le monde dès le début que la réunion sera enregistrée et résumée par l’IA, expliquez à quoi servira l’enregistrement et qui le verra, et donnez aux gens la possibilité de s’y opposer ou de partir avant de commencer. Beaucoup de plateformes affichent un avis d’enregistrement, mais une annonce de vive voix est plus claire, surtout quand un robot se joint à l’appel sous un nom inconnu.

Au Canada, les lois sur la protection des renseignements personnels s’attendent généralement à ce que les organisations ne recueillent des renseignements personnels que pour une fin claire, avec un consentement valable, et qu’elles les protègent. Un enregistrement de la voix des gens et de ce qu’ils ont dit constitue un renseignement personnel. Au Québec, la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) a renforcé ces attentes par étapes depuis 2022. La Commission d’accès à l’information, l’organisme québécois de surveillance en matière de vie privée, compte les nouvelles règles sur le consentement parmi les obligations entrées en vigueur en septembre 2023, avec les obligations d’être transparent, de détruire ou d’anonymiser les renseignements une fois leur fin accomplie, et d’offrir par défaut le plus haut niveau de confidentialité dans les produits technologiques offerts au public. Son aide-mémoire suggère aussi d’informer les personnes avant d’utiliser une technologie qui permet de les identifier, de les localiser ou d’effectuer leur profilage.

En pratique, pour une entreprise québécoise qui utilise un outil d’IA de prise de notes, cela signifie : annoncer l’enregistrement et le résumé par IA, dire pourquoi vous le faites, ne le conserver que le temps nécessaire, limiter qui peut y accéder, et vérifier où le fournisseur stocke et traite les données. Si les participants sont des clients ou des membres du public, ou si la réunion porte sur la santé, les ressources humaines ou d’autres sujets sensibles, demandez-vous si un enregistrement est vraiment nécessaire. Dans le doute, les ressources de la Commission et un avocat spécialisé en protection des renseignements personnels sont la bonne prochaine étape.