Comment gagner du temps avec un assistant d’IA?

Les données les plus claires à ce jour viennent d’une étude de deux économistes du MIT, Shakked Noy et Whitney Zhang, publiée comme document de travail en mars. Ils ont confié à 444 professionnels ayant fait des études universitaires des tâches d’écriture réalistes tirées de leur propre emploi, comme des communiqués de presse, de courts rapports et des courriels délicats. La moitié a reçu une démonstration de l’utilisation de ChatGPT. Ce groupe a terminé environ 10 minutes plus vite que le groupe de comparaison, qui prenait en moyenne 27 minutes, une baisse de 37 %, et des évaluateurs des mêmes professions, qui ne savaient pas quel groupe avait produit quoi, ont en moyenne mieux noté son travail.

L’étude montre aussi où le temps est allé. Sans ChatGPT, les gens passaient à peu près la moitié de leur temps sur un premier jet; avec lui, le temps de rédaction a diminué de plus de moitié et le temps de révision a plus que doublé. C’est le modèle à viser dans votre propre journée : laissez l’assistant produire la première version, et consacrez votre attention à la réviser.

Une routine quotidienne en exemple

Voici une routine simple bâtie autour de trois gouffres à temps courants. Avant de commencer, lisez la section sur la confidentialité plus bas; elle change ce que vous collez.

1. Le tri des courriels du matin. Copiez l’objet et les premières lignes de vos messages non lus, en remplaçant les noms et les détails personnels par des espaces réservés, et demandez un tri.

Voici 12 courriels, numérotés, dont les noms ont été remplacés par [Client A], [Collègue B] et ainsi de suite. Classe-les en trois groupes : répondre aujourd’hui, répondre cette semaine, lire seulement. Pour chaque courriel « répondre aujourd’hui », écris un résumé d’une ligne de ce dont l’expéditeur a besoin et une ébauche de réponse de trois phrases, sur un ton amical et professionnel. N’invente pas de faits; mets [À VÉRIFIER] partout où une date, un prix ou un engagement est nécessaire.

La consigne [À VÉRIFIER] est importante. ChatGPT invente parfois des détails, ce qu’OpenAI appelle des hallucinations, et un espace réservé est beaucoup plus facile à repérer qu’une fausse date plausible.

2. Les notes de réunion transformées en actions, juste après chaque réunion.

Transforme ces notes de réunion brutes en : (1) un résumé de cinq lignes, (2) un tableau des tâches à faire avec le responsable et l’échéance, (3) les questions en suspens. S’il manque un responsable ou une date dans mes notes, écris « non décidé » au lieu de deviner.

Notes : [colle tes notes]

3. Le plan de demain, en fin de journée.

Voici ma liste de tâches pour demain avec une estimation approximative du temps, et mes réunions fixes. J’ai environ 6 heures de travail. Propose un ordre qui place la tâche la plus difficile le matin, regroupe les petites tâches et laisse 30 minutes libres. Dis-moi quelles tâches n’entrent pas et devraient être reportées.

Sur une semaine, le gain vient de la régularité plus que d’un prompt en particulier. Enregistrez les trois prompts dans une note pour pouvoir les coller en quelques secondes.

Protéger ce que vous collez

Chaque routine ci-dessus consiste à coller du contenu de travail dans une conversation. La FAQ d’OpenAI indique que les conversations peuvent être examinées par ses formateurs d’IA et demande aux utilisateurs de ne pas communiquer de renseignements sensibles. Depuis avril, les paramètres de ChatGPT permettent de désactiver l’historique des conversations; les conversations commencées ainsi ne servent pas à entraîner les modèles d’OpenAI et sont supprimées après 30 jours. Cela aide, mais cela ne fait pas de la conversation un endroit sûr pour les renseignements de santé d’un client, des mots de passe ou les chiffres confidentiels de votre entreprise. Des espaces réservés comme [Client A] gardent la plupart des tâches utiles tout en laissant de côté les éléments sensibles.

Que ne faut-il jamais déléguer?

Le jugement. Décider quel client a la priorité, si une proposition est assez bonne ou comment répondre à un collègue contrarié fait intervenir des valeurs et des relations que l’assistant ne peut pas voir. Demandez-lui des options et des ébauches, puis décidez vous-même.

Les données personnelles et confidentielles. Tout ce que vous ne transféreriez pas à un inconnu ne devrait pas aller dans la boîte de conversation sous une forme qui permet de l’identifier : des renseignements personnels sur d’autres personnes, des dossiers médicaux ou financiers, des projets non annoncés, des identifiants de connexion. En cas de doute, résumez en termes généraux ou laissez-le de côté.

L’approbation finale. L’étude de Noy et Zhang a constaté que 68 % des personnes qui utilisaient ChatGPT ont remis sa première réponse sans la modifier. Dans une expérience chronométrée, c’était rationnel; dans le vrai travail, c’est ainsi que des erreurs se rendent jusqu’aux clients. OpenAI recommande elle-même de vérifier l’exactitude des réponses. Chaque message envoyé en votre nom, chaque chiffre d’un rapport et chaque engagement d’un plan doit être lu et approuvé par une personne.

Votre propre réflexion sur ce qui compte le plus. Si un texte est la façon dont vous déterminez ce que vous pensez, comme une note stratégique ou une lettre difficile, écrivez le premier jet vous-même et servez-vous de l’assistant pour le resserrer. Gardez la délégation pour la routine, et consacrez le temps gagné au travail que vous seul pouvez faire.