Comment utiliser ChatGPT pour rédiger un courriel professionnel?

Le courriel est l’une des choses les plus pratiques à essayer avec ChatGPT, l’aperçu de recherche gratuit qu’OpenAI a lancé le 30 novembre. Bien des gens savent ce qu’ils veulent dire, mais perdent vingt minutes à choisir les mots, l’ordre et le ton. ChatGPT est bon justement pour cette partie : transformer des points épars en paragraphes bien ordonnés. L’un des exemples du billet de lancement d’OpenAI porte précisément sur cette tâche : reformuler sur un ton plus officiel un mot sans façon adressé à un voisin.

Ce qu’il ne peut pas faire, c’est connaître les faits de votre situation, votre relation avec la personne qui vous lira ou ce que vous êtes prêt à promettre. Tout cela vient de vous. Les meilleurs résultats viennent quand on le traite comme un assistant de rédaction : vous fournissez le fond et les limites, il fournit une première version, et c’est vous qui la terminez.

Quoi mettre dans le prompt

Un bon prompt pour un courriel compte cinq parties. Le guide d’OpenAI sur la rédaction de prompts pour ses modèles fait la même remarque générale : soyez précis sur le contexte, le résultat, la longueur, le format et le style, et remplacez les formulations vagues par des chiffres précis.

• Le destinataire. Qui il est et à quel point vous le connaissez : une cliente rencontrée une fois, votre gestionnaire, un fournisseur.
• Le but. Que doit faire ou savoir la personne après sa lecture? Approuver, répondre avant une date, accepter des excuses.
• Vos notes. Les faits, dans n’importe quel ordre, même en bribes.
• Le ton. Choisissez deux ou trois mots : chaleureux et direct, officiel et bref, désolé mais confiant.
• La longueur et le format. « Moins de 150 mots, trois courts paragraphes, un objet » fonctionne bien mieux que « fais court ».

Un exemple complet : une livraison en retard

Voici les notes brutes d’une personne qui exploite une petite imprimerie et qui doit annoncer à une cliente que sa commande sera en retard :

Rédige un courriel professionnel de ma part à une cliente.

Destinataire : Mme Diane Roy, gestionnaire d’événements dans un centre de congrès. Nous avons déjà travaillé ensemble deux fois.
But : lui dire que les 500 programmes pour son événement du 12 janvier arriveront le 9 janvier, et non le 5 janvier, tout en gardant sa confiance.
Mes notes : le fournisseur de papier a retardé l’expédition. L’impression elle-même est prête. Je peux offrir la livraison gratuite sur le lieu de l’événement. Je peux envoyer une épreuve numérique le 3 janvier. Désolé pour le changement.
Ton : chaleureux, direct, sans platitudes.
Format : un objet, puis moins de 140 mots en trois courts paragraphes. Termine par une question claire à laquelle elle peut répondre par oui ou par non.

La consigne de terminer par une question fermée compte plus qu’il n’y paraît. Elle rend le courriel facile à répondre, et elle empêche le modèle de conclure par un « N’hésitez pas à communiquer avec moi » passe-partout.

OpenAI signale que ChatGPT a tendance à être verbeux et à répéter certaines expressions. Si le brouillon est trop rembourré, demandez une révision en termes simples plutôt que de tout recommencer :

Bien. Maintenant, réduis-le à moins de 100 mots, enlève « J’espère que vous allez bien » et mets la nouvelle date dans la première phrase.

Comme ChatGPT garde la conversation en vue, il révise le même courriel au lieu d’en écrire un nouveau. Deux ou trois courtes rondes comme celle-ci donnent habituellement un brouillon qui vaut la peine d’être retravaillé.

La relecture personnelle

Avant d’envoyer quoi que ce soit, lisez le brouillon comme le ferait la personne qui le recevra et vérifiez quatre choses :

1. Les faits. Les dates, les noms, les quantités et les prix doivent correspondre exactement à vos notes. Le modèle peut changer un détail sans vous le dire.
2. Les promesses. Assurez-vous qu’il n’a pas ajouté une offre que vous n’avez pas faite, comme un rabais ou une garantie.
3. Le ton. Diriez-vous ces phrases à voix haute à cette personne? Sinon, changez-les.
4. La confidentialité. Pensez à ce que vous avez collé. Les conditions d’utilisation d’OpenAI, mises à jour le 13 décembre, indiquent que l’entreprise peut utiliser le contenu que les gens soumettent pour améliorer ses services. Laissez de côté les numéros de compte, les renseignements de santé et tout ce qui est confidentiel; utilisez des espaces réservés comme [nom du client] et remplissez-les ensuite.

Les mêmes conditions précisent que vous êtes responsable du contenu, des entrées comme des sorties. En pratique, cela veut dire que le courriel est le vôtre dès que vous l’envoyez, peu importe qui en a écrit le premier jet.

Comment lui faire écrire comme vous?

Montrez-lui comment vous écrivez. Collez deux ou trois courts courriels que vous avez déjà envoyés (sans les noms ni les détails privés) et dites : « Voici des exemples de mon écriture. Reproduis la longueur de mes phrases, mon niveau de formalité et ma façon d’ouvrir et de conclure. » Les exemples transmettent le style bien mieux que les adjectifs. « Amical » veut dire quelque chose de différent pour chaque personne qui écrit; un vrai échantillon, non.

Vous pouvez aussi décrire vos habitudes directement : « J’utilise les prénoms, des phrases courtes, aucun point d’exclamation, et je signe avec “Merci,” suivi de mon prénom. » Gardez une courte note comme celle-ci à portée de main pour pouvoir la coller dans toute nouvelle conversation, puisque ChatGPT ne se souvient pas de vous d’une conversation à l’autre.

Enfin, gardez la dernière passe pour vous. Remplacez toute expression que vous n’utiliseriez jamais par une que vous utiliseriez, ajoutez le détail que vous seul connaissez (« Félicitations encore pour le gala de novembre ») et coupez tout ce qui sonne comme un modèle. Un brouillon de ChatGPT est un départ rapide; les passages qui vous ressemblent sont généralement les retouches que vous faites à la fin.