Comment les gens de métier peuvent-ils utiliser l’IA pour leurs soumissions et leur horaire?

La plupart des gens de métier ne perdent pas leurs soirées à cause du travail lui-même. Ils les perdent à cause de la paperasse qui l’entoure : rédiger des soumissions à partir de notes griffonnées dans le camion, répondre aux messages « quand pouvez-vous venir? » et caser les urgences dans une semaine déjà pleine. Ce sont des tâches de rédaction et de tri, et c’est exactement ce qu’un modèle de langage fait bien.

L’adoption n’en est qu’à ses débuts. Une enquête de Statistique Canada du printemps 2024 a révélé que seulement 6 % environ des entreprises canadiennes avaient utilisé l’IA pour produire des biens ou fournir des services au cours de l’année précédente, l’utilisation la plus forte se trouvant dans les services d’information, les services professionnels et les services financiers. Pour un plombier ou un électricien, apprendre dès maintenant quelques prompts fiables, c’est donc partir en avance, pas en retard.

Ce que l’IA peut savoir et ce qu’elle ne peut pas savoir

Un assistant conversationnel ne sait rien de votre entreprise si vous ne le lui dites pas. Il ne connaît ni votre taux horaire, ni le prix d’un chauffe-eau chez votre fournisseur ce mois-ci, ni vos règles locales de permis, ni le fait que vous ne prenez jamais de rendez-vous le vendredi après-midi. Si vous lui demandez d’« estimer le prix d’un remplacement de chauffe-eau », il produira un chiffre vraisemblable tiré de textes généraux qu’il a vus, et ce chiffre peut être faux pour votre ville, votre fournisseur et votre année.

La règle est donc simple : vous fournissez les faits, l’IA fournit la formulation et l’organisation. C’est la méthode de ChatGPT : Le Guide Pour Débutant : donnez un rôle à l’assistant, donnez-lui votre contexte, dites exactement ce que vous voulez recevoir, puis vérifiez le résultat. Les conseils d’OpenAI sur les prompts disent la même chose en termes de développeur : soyez précis sur le résultat, la longueur et le format, et montrez le format que vous voulez.

Exemple 1 : une soumission à partir de notes de chantier

Voici le prompt d’un plombier. Les prix et le taux de taxe sont fictifs, inventés pour cet exemple; vous utiliseriez les vôtres.

Tu es l’adjoint administratif d’une petite entreprise de plomberie. Rédige une soumission écrite claire et cordiale pour un propriétaire à partir de mes notes ci-dessous. Utilise seulement les prix que je te donne. N’ajoute aucun article, aucun prix ni aucune promesse qui ne figure pas dans mes notes.

Format :
- Nom et adresse du client
- Courte description du problème (2 phrases, en langage simple)
- Tableau : article, quantité, prix unitaire, total de la ligne
- Sous-total, taxe au taux indiqué dans mes notes, total
- Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas (puces)
- Soumission valide 30 jours

Mes notes :
Cliente : Martine Leblanc, 12 rue des Érables
Chauffe-eau électrique de 40 gallons qui fuit à la base, 14 ans. À remplacer.
Chauffe-eau 40 gal : 890 $
Réservoir d’expansion : 95 $
Raccords et valves : 60 $
Main-d’œuvre : 3 heures à 105 $/heure
Enlèvement de l’ancien réservoir : 40 $
Non inclus : réparation du gypse si le mur derrière est mouillé.
Taux de taxe : 13 %

La réponse sera habituellement une soumission bien présentée que vous pouvez coller dans votre logiciel de facturation ou dans un courriel. Avant de l’envoyer où que ce soit, faites la vérification des prix.

La vérification des prix (chaque fois)

Les modèles de langage peuvent faire des erreurs de calcul, et ils ajoutent parfois « pour rendre service » un article dont vous n’avez jamais parlé. Trois vérifications rapides attrapent presque tout :

1. Les articles : chaque article et chaque prix unitaire de la soumission figure dans vos notes, et rien d’autre n’y figure.
2. Les calculs : additionnez vous-même les totaux des lignes, ou avec une calculatrice. Avec les chiffres fictifs ci-dessus, la main-d’œuvre fait 3 × 105 $ = 315 $ et le sous-total, 1 400 $; la taxe et le total doivent en découler.
3. Les promesses : cherchez les garanties, les dates de début ou les engagements que vous n’avez pas écrits. Supprimez-les, sauf s’ils sont vrais.

Exemple 2 : organiser la semaine

L’horaire est un casse-tête qui a ses règles, et l’IA est utile pour proposer un premier arrangement que vous ajustez ensuite. Donnez-lui les règles d’entrée de jeu.

Aide-moi à planifier les contrats de la semaine prochaine. Règles :
- Heures de travail de 7 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi. Aucun nouveau contrat le vendredi après 12 h.
- Prévoir 30 minutes de route entre deux villages, 10 minutes dans le même village.
- Les urgences (pas d’eau, fuite active) passent en premier.
- Regrouper les contrats d’un même village la même journée quand c’est possible.

Contrats (village, heures estimées, notes) :
1. Ripon, 3 h, remplacement de chauffe-eau, client disponible mardi ou mercredi seulement
2. Papineauville, 1 h, robinet de cuisine qui coule
3. Ripon, 1,5 h, toilette qui coule sans arrêt
4. Saint-André-Avellin, 2 h, pas d’eau chaude (urgence)
5. Papineauville, 4 h, plomberie brute de salle de bain, il faut une matinée complète

Donne-moi un tableau jour par jour avec les heures de début, puis énumère les contrats que tu n’as pas pu caser et pourquoi.

Lui demander d’énumérer ce qu’il n’a pas pu caser est important : l’assistant doit ainsi montrer son raisonnement au lieu de laisser tomber un contrat en silence. Lisez le plan comme vous liriez celui d’un apprenti : corrigez les temps de route que vous savez faux et déplacez ce qu’il faut. Le livre range la prise de rendez-vous et la gestion des changements d’horaire parmi les tâches courantes qu’un assistant peut faciliter, et sa règle générale s’applique ici aussi : une personne révise ce que produit l’IA avant que quiconque s’y fie.

Qu’est-ce qu’un client devrait toujours entendre de la bouche d’une personne?

Tout ce qui demande du jugement, tout changement de prix et toute mauvaise nouvelle devrait venir de vous, dans vos propres mots. Cela comprend une soumission qui a augmenté depuis la première estimation, un diagnostic qui change le travail (« le tuyau derrière le mur est en pire état que prévu »), un retard le jour même et tout problème de sécurité, comme le gaz, le monoxyde de carbone ou un risque électrique. Ce sont des moments où le client décide s’il peut vous faire confiance, et un paragraphe léché mais générique peut donner l’impression que vous vous cachez derrière une machine.

Il en va de même pour les différends et les plaintes. Vous pouvez demander à l’IA de vous aider à mettre de l’ordre dans vos idées ou de suggérer une façon calme de formuler un message difficile, mais le message lui-même devrait être le vôtre, et un appel téléphonique vaut souvent mieux que n’importe quel texte.

Une bonne règle de travail : laissez l’IA rédiger la paperasse courante que vous seriez à l’aise de signer sans changement, et parlez personnellement chaque fois que le client se souviendra de la façon dont vous l’avez dit. Faites aussi attention à ce que vous collez. Laissez de côté les numéros de téléphone, les codes d’alarme et tout ce que vous ne voudriez pas voir conservé sur le serveur de quelqu’un d’autre; un prénom et une rue suffisent habituellement à l’assistant pour faire sa part.