Qu’est-ce que l’automatisation sans code, et comment fonctionnent Zapier et Integromat?

La plupart du travail de bureau consiste à déplacer de l’information d’un endroit à un autre. Un client remplit un formulaire, et quelqu’un copie les réponses dans un tableur, puis écrit un courriel de confirmation. Aucune de ces étapes ne demande de jugement, mais chacune prend une minute, et les minutes s’additionnent. Les outils d’automatisation sans code font ce copiage pour vous. Vous décrivez les étapes une seule fois, en choisissant dans des menus, et l’outil les répète chaque fois que l’événement se produit.

« Sans code » signifie que vous construisez le flux de travail dans un éditeur visuel au lieu d’écrire un logiciel. En coulisse, ces services communiquent avec chaque application par son API (interface de programmation d’applications), la porte d’entrée officielle qu’un programme utilise pour échanger des données avec un autre. Vous ne voyez jamais cette partie. Vous choisissez une application, un événement, et vous faites correspondre les champs.

Les briques de base : déclencheurs et actions

Chaque automatisation a la même forme de base.

• Déclencheur. L’événement qui lance le flux de travail. Zapier le décrit comme un événement dans une application, comme la réception d’un nouveau client potentiel ou d’un nouveau courriel.
• Action. Ce qui se passe ensuite. L’action prend les données du déclencheur et en fait quelque chose dans une autre application, comme ajouter une ligne ou envoyer un message.
• Correspondance des données. L’étape où vous indiquez à l’outil quelle information va où : le champ « Courriel » du formulaire dans la colonne « Courriel » du tableur, par exemple.

Une fois le flux de travail activé, il s’exécute tout seul chaque fois que le déclencheur se produit.

En quoi Zapier et Integromat diffèrent

Les deux services suivent ce modèle, mais le présentent différemment.

Zapier appelle chaque flux de travail un Zap. Vous le construisez sous forme de liste : un déclencheur en haut, puis une ou plusieurs actions en dessous. Zapier affirme qu’on peut y relier plus de 3 000 applications, dont Google Sheets, Gmail, Slack, Typeform et Google Forms. Sa force, c’est la simplicité : selon Zapier, créer un Zap prend quelques minutes.

Integromat appelle chaque flux de travail un scénario. Au lieu d’une liste, vous le construisez sur une toile, en glissant des cercles appelés modules et en les reliant par des lignes. Un module déclencheur vérifie s’il y a des données nouvelles ou modifiées depuis la dernière exécution. Des routeurs (routers) divisent le flux en branches, de sorte qu’une réponse au formulaire peut être traitée d’une façon et une autre réponse d’une autre façon, des filtres décidant de ce qui passe dans chaque branche. Des itérateurs (iterators) découpent un paquet en parties, par exemple pour traiter séparément chaque pièce jointe d’un courriel. Vous pouvez programmer un scénario pour qu’il s’exécute aussi souvent qu’une fois par minute, et les webhooks entrants (des avis instantanés envoyés par une application) sont traités sur-le-champ. Integromat compte plus de 650 applications et peut joindre presque n’importe quel autre service Web grâce à son module HTTP.

Une troisième option est n8n, un outil de flux de travail à base de nœuds que vous pouvez héberger sur votre propre serveur, ce qui garde vos données dans votre propre base de données. Il convient aux équipes à l’aise avec l’idée de faire tourner leurs propres logiciels et qui veulent plus de contrôle sur la destination de l’information.

Un exemple concret : du formulaire au tableur au courriel

Disons qu’un petit studio de yoga reçoit les inscriptions à ses ateliers par un formulaire Google Forms. Voici le flux de travail, écrit sous forme d’étapes que vous suivriez dans l’un ou l’autre outil.

Pour l’étape 3, vous rédigeriez un court modèle de courriel et y glisseriez les champs du formulaire :

Objet : Votre inscription à {Atelier} est confirmée

Bonjour {Prénom},

Merci de vous être inscrit à {Atelier} le {Date}. Veuillez arriver dix minutes à l’avance et apporter de l’eau, ainsi qu’un tapis si vous en avez un.

À bientôt,
L’équipe du studio

Les mots entre accolades sont des espaces réservés. Chaque fois que le flux de travail s’exécute, l’outil les remplace par les réponses de la personne.

Avant de l’activer, envoyez-vous une inscription de test. Vérifiez que la ligne du tableur arrive dans les bonnes colonnes et que le courriel se lit bien avec de vraies données. Essayez ensuite une inscription difficile, par exemple sans prénom, pour voir de quoi a l’air le courriel quand un champ est vide.

Dans Integromat, vous pourriez prolonger ce flux avec un routeur : les ateliers marqués « débutant » envoient un courriel, et les ateliers avancés en envoient un autre. Dans Zapier, vous pourriez construire un second Zap pour les ateliers avancés.

Quelle tâche répétitive devriez-vous automatiser en premier?

Choisissez la tâche fréquente, ennuyeuse et identique chaque fois. Une bonne première candidate revient au moins plusieurs fois par semaine, suit les mêmes étapes sans exception, et déplace des données entre des applications que vous utilisez déjà. Copier les réponses d’un formulaire dans un tableur, enregistrer les pièces jointes des courriels dans un dossier partagé ou publier les nouvelles commandes dans le clavardage de l’équipe sont des points de départ classiques.

Évitez les tâches qui demandent du jugement, comme décider si une plainte mérite un remboursement, ou qui causeraient un réel tort en cas de raté, comme l’envoi de factures. Commencez par quelque chose où une erreur est facile à remarquer et facile à corriger. Vous apprendrez ainsi comment l’outil se comporte avant de lui confier quoi que ce soit d’important.

Gardez le premier flux de travail court, avec un déclencheur et une ou deux actions. Surveillez-le pendant une semaine. Integromat consigne chaque opération de chaque exécution et vous permet de lancer un scénario manuellement pour regarder les données circuler; consultez donc cet historique pour confirmer que le flux de travail a fait ce que vous attendiez. Une fois qu’il a tourné sans accroc, ajoutez l’étape suivante ou automatisez la tâche suivante. De petites automatisations fiables font généralement gagner plus de temps qu’un seul flux de travail ambitieux qui se brise.